Van kracht vanaf 8 November 2026. Weergawe 2026-11-2.
Handleiding oor toegang tot inligting (PAIA-handleiding)
Opgestel ingevolge artikel 51 van die Wet op die Bevordering van Toegang tot Inligting 2 van 2000 (PAIA), en om te beskryf hoe persoonlike inligting verwerk word ingevolge die Wet op die Beskerming van Persoonlike Inligting 4 van 2013 (POPIA). Nexys (Pty) Ltd, handel as NexysCloud, registrasienommer 2024/316570/07, publiseer hierdie handleiding vir NexysDirectory.
1. Woorde wat gebruik word
- PAIA: die Wet op die Bevordering van Toegang tot Inligting 2 van 2000.
- POPIA: die Wet op die Beskerming van Persoonlike Inligting 4 van 2013.
- Regulateur: die Inligtingsregulateur.
- Inligtingsbeampte: die persoon in afdeling 3.
- Gids: die NexysDirectory-webwerf en sy dorpsbladsye.
2. Waarvoor hierdie handleiding is
Dit help die publiek om:
- te sien watter rekords sonder 'n formele versoek beskikbaar is;
- te weet hoe om 'n versoek om toegang tot 'n rekord wat ons hou, te doen;
- die kontakbesonderhede van ons inligtingsbeampte te vind;
- te weet waar hulle die Regulateur se gids oor die gebruik van PAIA kan kry;
- te weet watter persoonlike inligting ons verwerk, hoekom, en wie dit ontvang;
- te weet waar persoonlike inligting buite Suid-Afrika gestuur word; en
- die sekuriteitsmaatreëls wat ons gebruik, te sien.
3. Kontakbesonderhede
Inligtingsbeampte (ook die hoofinligtingsbeampte vir hierdie doel): [naam, in te vul voor publikasie] E-pos: [email protected] Telefoon: [telefoon, in te vul voor publikasie]
Adjunk-inligtingsbeampte: [naam, indien een aangewys is; anders "geen aangewys nie"]
Versoeke om toegang tot inligting: [email protected]
Hoofkantoor en adres vir regsdiens: 3 Azalia Hof, Vredestraat 31, Fochville, Gauteng, 2515
Webwerf: https://fochvilledirectory.co.za
4. Die Regulateur se gids oor PAIA
Die Regulateur publiseer 'n gids, in elke amptelike taal, oor hoe om PAIA en POPIA te gebruik. Dit verduidelik die regte wat jy het en hoe om hulle te gebruik. Jy kan dit kry by:
- die Inligtingsregulateur se webwerf, inforegulator.org.za;
- ons inligtingsbeampte, op versoek; of
- die Regulateur, by sy kantoor gedurende werksure.
5. Rekords wat sonder 'n formele versoek beskikbaar is
Hierdie is op die Gids beskikbaar, gratis en sonder 'n formele versoek:
| Kategorie | Waar om dit te vind |
|---|---|
| Lysings: die openbare besonderhede, foto's en plasings van elke besigheid | Die Gids |
| Gebeurtekalender | Die Gids |
| Bepalings en voorwaardes | /af/terms |
| Privaatheidsverklaring | /af/privacy |
| Hierdie handleiding | /af/paia |
| Openbare lysingsdata vir elke besigheid, insluitend die datum van "laas bevestig" | Die Gids |
Enige ander rekord moet skriftelik ingevolge afdeling 6 aangevra word.
6. Hoe om 'n rekord aan te vra
- Gebruik die versoekvorm wat ingevolge PAIA voorgeskryf is. Die Regulateur publiseer dit op sy webwerf.
- Stuur dit aan die inligtingsbeampte by die adres in afdeling 3.
- Sê watter rekord jy wil hê, en verduidelik waarom jy dit nodig het.
- Betaal enige versoekfooi wat die regulasies voorskryf. Jy sal van enige fooi in kennis gestel word voordat ons die versoek verwerk.
- Ons sal binne 30 dae besluit, soos PAIA vereis. Ons kan daardie tydperk verleng op die manier wat PAIA toelaat, en ons sal jou laat weet as ons dit doen.
'n Versoek kan geweier word op die gronde wat PAIA uiteensit, byvoorbeeld om iemand anders se privaatheid of ons kommersiële inligting te beskerm. As 'n versoek geweier word, kan jy die klag- en appèlroetes in afdeling 10 gebruik.
7. Rekords wat ingevolge ander wette gehou word
Ons hou die rekords wat die wet vereis, insluitend:
- maatskappyrekords ingevolge die Maatskappywet 71 van 2008, soos die maatskappy se registrasiedokumente, wat ook op die CIPC se openbare registers gesoek kan word; en
- belastingrekords ingevolge die belastingwette wat deur SARS geadministreer word.
Sommige hiervan is nie openbaar nie. Versoeke daarvoor word ingevolge afdeling 6 hanteer.
8. Onderwerpe waaroor ons rekords hou
| Onderwerp | Soorte rekord |
|---|---|
| Die Gids | Lysings, aanmeldings van eienaars, plasings en getuienisse, modereringsbesluite, kennisgewings om inhoud af te haal, toestemmings- en opt-out-rekords, en die ouditlog van veranderinge |
| Kommunikasie | E-posse, SMS's, WhatsApp-boodskappe en waarskuwings wat deur die Gids gestuur is, en die log van elkeen |
| Maatskappyadministrasie | Maatskappy-registrasie- en bestuursrekords, kontrakte met verskaffers, en finansiële rekords |
9. Persoonlike inligting wat ons verwerk
9.1 Waarom ons dit verwerk
Om die Gids te laat werk: aanmeldings skep en beveilig; lysings publiseer op die eienaar se versoek; bevestigings- en diensboodskappe stuur; bemarking net stuur waar mense ingestem het; die webwerf veilig hou; kennisgewings om inhoud af te haal en klagtes hanteer; en wetlike verpligtinge nakom.
9.2 Oor wie die inligting gaan, en wat dit insluit
| Kategorieë mense | Persoonlike inligting wat verwerk kan word |
|---|---|
| Besigheidseienaars en die mense wat hulle as redigeerders byvoeg | Naam, e-pos, selfoon, 'n gehasde wagwoord, aanmeldgeskiedenis en die toestemming wat hulle gegee het |
| Mense wat in 'n lysting of getuienis genoem word | Naam en die woorde van 'n getuienis, waarvoor die besigheid toestemming moet hê |
| Besoekers | IP-adres, blaaier, bladsye besoek en soekwoorde |
| Mense wat 'n kennisgewing om inhoud af te haal of 'n klag indien | Naam, adres, e-pos, telefoon en die inhoud van die klag |
9.3 Wie dit ontvang
Ons diensverskaffers, wat in die privaatheidsverklaring by /af/privacy beskryf word: die gasheerverskaffer, Cloudflare, Resend, WinSMS en NexysSMS, Meta vir WhatsApp, Anthropic vir nasiening en vertaling, GoHighLevel vir die eienaar se kontakrekord, Telegram vir interne waarskuwings, OpenStreetMap vir adresopsoeke, en rugsteunberging buite die perseel. Elkeen ontvang net wat dit vir sy taak nodig het, onder kontrak.
9.4 Inligting wat buite Suid-Afrika gestuur word
Cloudflare, Resend, Meta, Anthropic, Telegram, OpenStreetMap, en moontlik GoHighLevel en die rugsteunberging, verwerk inligting buite Suid-Afrika. Die privaatheidsverklaring verduidelik die waarborge ingevolge artikel 72 van POPIA.
10. Regshulpmiddels
As jy nie tevrede is met 'n besluit oor 'n versoek, of met hoe ons persoonlike inligting hanteer nie:
- kan jy by die Regulateur klag: PAIA-klagtes na [email protected], en POPIA-klagtes na [email protected], deur die vorms te gebruik wat die Regulateur publiseer; of
- kan jy by 'n hof aansoek doen om 'n besluit te hersien.
Algemene navrae aan die Regulateur: [email protected], 010 023 5200, inforegulator.org.za.
11. Sekuriteitsmaatreëls
- Wagwoorde en verifikasiekodes word as eenrigting-hasjes gestoor.
- Aanmeldskakels verval en werk net een keer.
- Die webwerf word oor HTTPS aangebied.
- Toegang tot die bediener en databasis is beperk tot die mense wat dit nodig het.
- Rugsteune word buite die perseel gehou en uitgevee volgens die skedule in die privaatheidsverklaring.
12. Waar 'n afskrif van hierdie handleiding beskikbaar is
- Op die Gids, by /af/paia.
- By ons hoofkantoor, vir insae gedurende normale werksure, volgens ooreenkoms met die inligtingsbeampte.
- Op versoek by die inligtingsbeampte, wat die kopieerfooi kan hef wat die regulasies voorskryf.
- Aan die Regulateur, op versoek.
13. Hersiening van hierdie handleiding
Ons sal hierdie handleiding gereeld hersien, en wanneer die wet of ons dienste verander. Die huidige weergawe en die datum daarvan word aan die bokant van hierdie bladsy gewys.
Uitgereik deur: [naam van die inligtingsbeampte, in te vul], [titel], Nexys (Pty) Ltd